LOS ERRORES MAS COMUNES EN LA GESTIÓN DE LA TESORERÍA

La gestión de la tesorería dentro de una empresa, cada vez cobra una importancia mayor, puesto que la eficiencia de los procedimientos empleados, supone una incidencia directa en el resultado financiero independientemente de la política de inversión. Para ello, los responsables así como los procesos involucrados, deben seguir unas determinadas directrices.

Lamentablemente, la situación actual con la contracción del crédito y las dificultades de acceso al mismo por parte de empresas y familias, hace que la gestión de la tesorería sea una pieza fundamental de la gestión empresarial, que debe pulir cada una de sus actuaciones. El margen de error y maniobra cada vez es menor, y por lo tanto, cualquier error o fallo en la gestión de nuestro circulante, puede provocar gastos de diversa cuantía para la sociedad. Por ello, es preciso recalcar los errores más comunes que las empresas pasan por alto en la gestión de la tesorería.

1) Falta de previsión.

Es indispensable contar con una previsión de pagos completa, definida y actualizada, que nos aporte la información referente a los compromisos en el corto plazo. El hecho de contar con esta herramienta,evitará que el banco nos cargue conceptos desconocidos o no esperados, y por lo tanto no tendremos que afrontar gastos por descubiertos, intereses de demora o reclamaciones, siempre desagradables.

No debemos confundir la previsión de pagos con el informe de tesorería, puesto que el fin de ambos instrumentos no es el mismo.

2) Cómputo y consideración de las fechas valor.

El hecho de recurrir a los saldos bancarios que el banco nos facilita, ya sea en formato documental o vía banca electrónica, nos aisla de los verdaderos saldos que computan para la liquidación de los intereses de nuestras cuentas. Para ello, es necesario que modifiquemos habitualmente nuestros extractos, priorizando los movimientos por sus fechas valor. El hecho de gestionar nuestro circulante de este modo, reducirá de manera notable los gastos financieros sin ninguna duda.

3) No colocación de excedentes de tesorería.

En ocasiones, debido a la incertidumbre existente, contamos con tesorería ociosa. Existen instrumentos de bajo riesgo y muy líquidos que nos permitirán rentabilizar esos excedentes. Es cierto que la rentabilidad obviamente será muy reducida, pero siempre será más interesante que no obtener nada por esos saldos inoperativos.

4) Falta de instrumentos financieros disponibles.

Ante la dificultad de gestionar nuestro circulante en esta época, se deben contar con todos los instrumentos financieros necesarios ante cualquier eventualidad. Quizás se pueda entender como costoso asumir gastos financieros por mantenimiento y administración de cuentas prácticamente inoperativas, pero el hecho de disponer de ellas, puede que en determinadas ocasiones nos facilite el cobro de algún cliente que pueda trabajar con esa misma entidad, por nombrar un ejemplo. Del mismo modo, siempre será interesante no jugarse todo a una carta y ampliar las posibilidades entre nuestro pool bancario, es decir, diversificar la operativa bancaria por si en algún momento, alguna entidad no nos permite renovar algún producto o nos solicita garantías adicionales que no nos conviene aportar.

5) Falta de recursos para la gestión.

La gestión de la tesorería implica una serie de procedimientos mediante los cuales, se busca reducir gastos financieros y aumentar al máximo la eficiencia en este sentido. De la operativa habitual de movimientos de fondos, se derivarán numerosos apuntes contables que se deberán conciliar a menudo. Afortunadamente, los sistemas actuales permiten conciliaciones automáticas con cierto grado de parametrización. Es muy aconsejable el estudio de estos productos, así como su implementación por el ahorro de la ingente cantidad de horas que supone procesos como la conciliación bancaria tradicional.

6) Falta de comunicación.

No solo debemos contar con un plan de pagos fiable y actualizado, sino que será necesario, que todos los departamentos involucrados, tengan una comunicación constante y concisa, que nos permitan además, contar con una previsión lo más exacta posible de los ingresos que vamos a recibir. Por ejemplo, siempre trataremos de compenetrarnos al máximo con el departamento comercial, para que nos nutra de toda la información referente a los cobros que recibiremos para poder integrarlos en nuestras previsiones periódicas. Dicho en otras palabras, trataremos de coordinar los departamentos para que la información fluya de la manera más eficaz posible.

En épocas anteriores, la gestión de la tesorería puede que no requiriese de la exactitud de hoy en día, pero actualmente, debemos adaptarnos a una situación extremadamente compleja, que nos obliga a afinar al máximo nuestras previsiones, la mejora de la comunicación y nuestra diligencia con el fin de reducir los correspondientes costes financieros, ofreciendo una imagen mucho más profesional al evitar devoluciones y descubiertos.

Se aconseja la utilización de los recursos actuales con el fin de automatizar al máximo los equilibrajes de cuentas, a pesar de que en muchos casos, la política para gestionar el circulante es algo muy subjetivo. Por ello, para potenciar la gestión tesorera, intentaremos aunar recursos que nos faciliten los procedimientos operativos, y la experiencia en gestión que nos permita adoptar las decisiones adecuadas en todas las situaciones que se puedan plantear.