La gestión
de la tesorería dentro de una empresa, cada vez cobra una importancia
mayor, puesto que la
eficiencia de los procedimientos empleados, supone una incidencia directa
en el resultado financiero independientemente de la política de
inversión. Para ello, los responsables así como los procesos involucrados,
deben seguir unas determinadas directrices.
Lamentablemente,
la situación actual con la contracción del crédito y las dificultades de acceso
al mismo por parte de empresas y familias, hace que la gestión de la tesorería
sea una pieza fundamental de la gestión empresarial, que debe pulir cada una de
sus actuaciones. El margen de error y maniobra cada vez es menor, y por lo
tanto, cualquier error o fallo en la gestión de nuestro circulante, puede
provocar gastos de diversa cuantía para la sociedad. Por ello, es preciso
recalcar los errores más comunes que las empresas pasan por alto en la
gestión de la tesorería.
1) Falta de previsión.
Es indispensable contar con una previsión de pagos completa,
definida y actualizada, que nos aporte la información referente a los
compromisos en el corto plazo. El hecho de contar con esta herramienta,evitará que el banco nos cargue conceptos desconocidos o no esperados, y por lo tanto no
tendremos que afrontar gastos por descubiertos, intereses
de demora o reclamaciones, siempre desagradables.
No debemos
confundir la previsión de pagos con el informe de tesorería, puesto que el fin
de ambos instrumentos no es el mismo.
2) Cómputo y consideración de las fechas valor.
El hecho de
recurrir a los saldos bancarios que el banco nos facilita, ya sea en formato
documental o vía banca electrónica, nos aisla de los verdaderos saldos que
computan para la liquidación de los intereses de nuestras cuentas. Para ello, es
necesario que modifiquemos habitualmente nuestros extractos, priorizando los
movimientos por sus fechas valor. El hecho de gestionar nuestro
circulante de este modo, reducirá de manera notable los
gastos financieros sin ninguna
duda.
3) No colocación de excedentes de tesorería.
En ocasiones, debido a
la incertidumbre existente, contamos con tesorería ociosa. Existen
instrumentos de bajo riesgo y muy líquidos que nos permitirán rentabilizar esos
excedentes. Es cierto que la rentabilidad obviamente será muy reducida, pero siempre será más
interesante que no obtener nada por esos saldos inoperativos.
4) Falta de instrumentos financieros disponibles.
Ante la
dificultad de gestionar nuestro circulante en esta época, se deben
contar con todos los instrumentos financieros necesarios ante cualquier
eventualidad. Quizás se pueda entender como costoso asumir gastos financieros
por mantenimiento y administración de cuentas prácticamente inoperativas, pero
el hecho de disponer de ellas, puede que en determinadas ocasiones nos facilite
el cobro de algún cliente que pueda trabajar con esa misma entidad, por nombrar
un ejemplo. Del mismo modo, siempre será interesante no jugarse todo a una
carta y ampliar las posibilidades entre nuestro pool bancario, es decir, diversificar
la operativa bancaria por si en algún
momento, alguna entidad no nos permite renovar algún producto o nos
solicita garantías adicionales que no nos conviene aportar.
5) Falta de recursos para la gestión.
La gestión de
la tesorería implica una serie de procedimientos mediante los cuales, se busca
reducir gastos financieros y aumentar al máximo la eficiencia en este sentido. De la
operativa habitual de movimientos de fondos, se derivarán numerosos apuntes
contables que se deberán conciliar a menudo. Afortunadamente, los sistemas actuales permiten
conciliaciones automáticas con cierto
grado de parametrización. Es muy aconsejable el estudio de estos productos, así
como su implementación por el ahorro de la ingente cantidad de horas que supone
procesos como la conciliación bancaria tradicional.
6) Falta de comunicación.
No solo debemos
contar con un plan de pagos fiable y actualizado, sino que será
necesario, que todos los departamentos involucrados, tengan una comunicación
constante y concisa, que nos permitan además, contar con una previsión lo más exacta
posible de los ingresos que vamos a recibir. Por ejemplo,
siempre trataremos de compenetrarnos al máximo con el departamento comercial,
para que nos nutra de toda la información referente a los cobros que
recibiremos para poder integrarlos en nuestras previsiones periódicas. Dicho en
otras palabras, trataremos
de coordinar los departamentos para que la información fluya de la manera más
eficaz posible.
En épocas
anteriores, la gestión de la tesorería puede que no requiriese de la exactitud
de hoy en día, pero actualmente, debemos adaptarnos a una situación extremadamente compleja, que nos
obliga a afinar al máximo nuestras previsiones, la mejora de la comunicación y
nuestra diligencia con el fin de reducir los correspondientes costes
financieros, ofreciendo una imagen mucho más profesional al evitar devoluciones
y descubiertos.
Se aconseja la utilización de los recursos actuales con el fin de
automatizar al máximo los equilibrajes de cuentas, a pesar de
que en muchos casos, la política para gestionar el circulante es algo muy
subjetivo. Por ello, para potenciar la gestión tesorera, intentaremos
aunar recursos que nos faciliten los procedimientos operativos, y la experiencia en gestión que
nos permita adoptar las decisiones adecuadas en todas las situaciones que se
puedan plantear.
